Prawo pracy – w pogoni za technologicznym rozwojem
2018-11-08
Rozwój nowoczesnych technologii, wraz ze swoimi zdobyczami, już wiele lat temu wkroczył w obszar życia zawodowego niemal każdego zatrudnionego. Nowinki i rozwiązania w wielu przypadkach ułatwiają wykonywanie codziennych zadań, są jednak wyzwaniem dla ustawodawcy i interpretacji obowiązujących przepisów prawa, które nie nadążają za tempem zachodzących zmian. Nadal istnieje obszary, które od wielu lat nie mogą się doczekać uregulowania. Czy wprowadzane na przełomie 2018/2019 zmiany oznaczają, że prawo pracy stopniowo wychodzi naprzeciw rozwojowi technologii?
Dokumentem prawnym regulującym prawo pracy w Polsce jest Kodeks pracy pochodzący z 1974 r., czyli okresu sprzed ponad czterech dekad. W okresie tym na rynek pracy weszło już kilka nowych pokoleń pracowników, technologie zdominowały codzienność, a kilkadziesiąt nowelizacji Kodeksu pracy nie uwzględniło w wystarczającym stopniu postępu jaki zaszedł w obszarze rozwiązań, organizacji pracy, ale przede wszystkim zachowań samych zatrudnionych. I choć prawodawca już 2007 r. podjął próbę wyjścia naprzeciw zachodzącym na rynku zmianom, nowym potrzebom i możliwością technicznym, wprowadzając przepisy dotyczące telepracy, to jednak zmiana ta nie była wystarczająca i nie objęła np. tak popularnej w ostatnich latach elastycznej i lubianej przez zatrudnionych formy „home office”, czyli pracy zdalnej.
Od czasu tamtej zmiany zarówno w Kodeksie prac jak i innych przepisach prawa pracy coraz częściej pojawiać zaczęło się sformułowanie „w postaci elektronicznej” w kontekście m.in. wniosków pracowników – o wydanie świadectwa pracy czy materiałów przekazywanych pracownikom np. rozkładów czasu pracy.
2019 r. – nadchodzą zmiany
Od stycznia 2019 r., w związku z wchodzącymi zmianami, nadejdzie prawdziwa rewolucja w sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą mieli możliwość po raz pierwszy prowadzenia i przechowywania wymaganej dokumentacji w postaci elektronicznej. Zgodnie z planowanymi zapisami nie będzie to obowiązek, ale możliwość dla wszystkich zatrudniających, którzy oprócz obniżania kosztów obsługi i przechowywania dokumentów kadrowych stawiają również na wykorzystywanie zdobyczy technologii. Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących kwestii dokumentacji było nieuniknione i potrzebne już kilka lat temu. Wyniki badania „Pomiar obciążeń administracyjnych w przepisach prawa gospodarczego” wykonanego na zlecenie Ministerstwa Gospodarki w 2010 r. pokazały, że roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosiły już wtedy 117 mln PLN (U/D/98/21/94/94/-/9a-9b/MPiPS/O2), z czego 44 mln PLN to roczne obciążenia administracyjne. Kwoty dotyczyły tylko populacji przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Pokazuje to tylko, że problem ten do dnia dzisiejszego osiągnął już znacznie większą skalę i wymagał zastosowania rozwiązań, tak by dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej była równoważna z tą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Zmiana postaci dokumentów pracowniczych będzie następowała poprzez sporządzanie odwzorowania cyfrowego – najczęściej w formie skanu i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, który potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W przypadku niektórych wniosków – np. urlopowych dopuszczalne będzie tworzenie dokumentów od początku w postaci elektronicznej, tak by ułatwić cały proces.
Pracodawca może coraz więcej
W kontekście nowych przepisów o ochronie danych osobowych RODO do Kodeksu pracy wprowadzone zostały zasady monitorowania aktywności pracowników w godzinach pracy. Pracodawca ma prawo do np. zmonitorowania poczty służbowej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Choć jest to niewątpliwie pójście z duchem czasu, to jednak nowe przepisy w obszarze monitoringu budzą sporo kontrowersji i obaw po stornie pracowników. Czy przepisy będą odpowiednio wykorzystywane i nie będą prowadziły do naruszeń przekonamy się o tym niebawem.
Planowane zmiany w obszarze prawa pracy, choć wyczekiwane i niezbędne nadal są przyczyną wielu dyskusji. I nie chodzi nawet o ich zakres czy istotę, ale o fakt jakie obszary zostaną nimi objęte i czy okażą się wystarczające, mając na uwadze światowe tendencje i trendy, ale przede wszystkim szybkość rozwoju nowoczesnych technologii, które mają tak ogromny wpływ na ludzi i ich życie, ale również ich pracę.
Więcej o planowanych i wprowadzanych niebawem zmian przepisów prawa pracy, kwestiach związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz monitoringiem aktywności zatrudnionychbędzie można dowiedzieć się podczas konferencji Praca 4.0, organizowanej przez Konfederację Lewiatan, która odbędzie się już 19-20 listopada w Warszawie.
