Za dużo obciążeń przy przechowywaniu dokumentacji

2018-10-16

W projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej niepokoi przepis przejściowy, nakazujący dostosowanie dokumentacji do nowego sposobu prowadzenia, bezwzględny obowiązek oddawania pracownikowi każdego dokumentu, który został elektronicznie odwzorowany, a także szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Wiele wątpliwości budzą uregulowania dotyczące ewidencji czasu pracy - uważa Konfederacja Lewiatan.

- Nie widzimy uzasadnienia dla wydzielania z akt osobowych nowej części „C" dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisu przejściowego zobowiązującego pracodawców do dostosowania sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji. Uważamy, że dokumenty te powinny znaleźć się w części B i tam należy je wydzielić tematycznie pod odpowiednim numerem np. B1 - mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

Od 1 stycznia 2019 r. przepisy Kodeksu pracy umożliwią pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. Zmiana ta jest oceniania pozytywnie. Natomiast niepokoi oprzyrządowanie prowadzenia w postaci elektronicznej dokumentacji. Część dokumentów będzie wciąż wytwarzana w postaci papierowej (np. kopie dyplomów, zaświadczeń o ukończeniu kursów) i wówczas skanujemy i wprowadzamy je do akt elektronicznych. Projekt rozporządzenia przewiduje bezwzględny obowiązek uzgadniania z pracownikiem terminu i sposobu odbioru odwzorowywanej dokumentacji, tam gdzie mamy do czynienia z papierowymi kopiami dokumentów. Koszty całej operacji oddawania pracownikom dokumentacji będą bardzo wysokie, szczególnie kiedy struktura pracodawcy jest rozproszona.

Wątpliwości budzi tak szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać. Tytułem przykładu par. 6 pkt. 1 lit. a) nakazuje przechowywać ewidencję czasu pracy, która zawiera kopię rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy) zawierającą potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika.

- Kodeks pracy nie przewiduje obowiązki potwierdzania otrzymania rozkładu, po drugie nie tworzy podstaw dla obowiązku przechowywania rozkładu czasu pracy - dodaje Robert Lisicki.

Konfederacja Lewiatan