Zmniejszyć koszty archiwizowania akt

2014-11-27

Unowocześnienie systemu archiwizowania dokumentacji pracowniczej. Ograniczenie uciążliwości tego obowiązku poprzez stworzenie listy dokumentów wymagających przechowywania oraz określenie okresu przez jaki powinny być przechowywane - proponuje Konfederacja Lewiatan - w „Białej Księdze bis", która zawiera rekomendacje dla rządu na ostatni rok działalności.

Duża rotacja zatrudnienia, powoduje, że z każdym rokiem przybywa archiwizowanych akt osobowych oraz rosną koszty ich przechowywania. Sam koszt zakupu artykułów biurowych związanych prowadzeniem dokumentacji kadrowo-finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach zatrudniających łącznie ok. 145 tys. osób wynosił w 2011 r. ponad 1,5 mln zł. Trudno nawet szacować koszty obowiązywania tych przepisów dla całej gospodarki.

Konfederacja Lewiatan proponuje więc wprowadzenie alternatywnej wobec papierowej formy gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i wykorzystanie w tym celu możliwości jakie daje postęp techniczny i rozwijająca się digitalizacja.

Lewiatan proponuje m.in. nowelizację ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach poprzez dopuszczenie przechowywania danych wyłącznie w formie cyfrowej (elektronicznej), nowelizację rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, poprzez dopuszczenie przechowywania danych wyłącznie w formie cyfrowej (elektronicznej).

W obecnym stanie prawnym przepisy dotyczące zatrudnienia tworzą wiele kosztownych i uciążliwych obowiązków, nakazów i zakazów uniemożliwiających skuteczne i elastyczne funkcjonowanie oraz generują dodatkowe koszty i obciążenia. To tworzy niekorzystny klimat do zwiększania zatrudnienia.

Konfederacja Lewiatan