Dostęp do informacji o planowanych konkursach w obszarze wsparcia B+R i innowacji w programach regionalnych 2014-2020
2016-09-12
Konfederacja Lewiatan zabiegała, aby do ustawy wdrożeniowej wprowadzić wymóg publikacji przez wszystkie instytucje zarządzające harmonogramu naborów planowanych przez tę instytucję na dany rok oraz harmonogramów wieloletnich. Uważamy, że wiarygodna informacja o terminach naborów jest czynnikiem wpływającym pozytywnie na jakość projektów.
Dostęp do informacji o planowanych naborach skierowanych do przedsiębiorców w obszarze wsparcia B+R i innowacji w programach regionalnych 2014-2020 - w kontekście przepisów ustawy wdrożeniowej[1]
Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, art. 47, określa obowiązki Instytucji Zarządzającej w zakresie:
a) terminu publikowania harmonogram naborów wniosków planowanych na następny rok (do 30 listopada),
b) niezwłocznego informowania o zmianach, dokonywanych w harmonogramie (publikacja na stronie internetowej),
c) dozwolonego terminu na dokonanie aktualizacji naboru wniosków w trybie konkursowym przed jego planowanym rozpoczęciem (nie później niż 3 miesiące od dnia aktualizacji)
Celem przyjętej regulacji było stworzenie potencjalnym wnioskodawcom możliwości lepszego zaplanowania inwestycji w czasie i przygotowania wniosku oraz realizacji projektu zgodnego z faktycznymi potrzebami inwestycyjnymi firmy.
- dostępność harmonogramów
Większość IZ RPO publikuje kolejne wersje harmonogramów naboru wniosków na wyodrębnionej podstronie witryny dedykowanej programowi, co umożliwia łatwy dostęp do kolejnych wersji harmonogramu na dany rok (2015, 2016). Podobnie jest w przypadku PO IR i PO PW.
Trudności w odnalezieniu informacji nt. kolejnych wersji harmonogramów mogą napotkać wnioskodawcy poszukujący wsparcia w dwóch programach regionalnych:
- lubuskie: brak dedykowanej podstrony z harmonogramami, niedziałająca funkcja wyszukiwania wg kluczowych słów, trudność w odnalezieniu aktualnej wersji harmonogramu w zakładce „Wiadomości", odnośnik w zakładce „Jak zacząć korzystać z programu" prowadzący do nieaktualnej wersji harmonogramu[2]);
- pomorskie: brak jednej dedykowanej podstrony z kolejnymi wersjami harmonogramów; są do odnalezienia przez funkcję „szukaj" wśród aktualności publikowanych na stronie.
W odnajdywaniu harmonogramów dla poszczególnych programów operacyjnych, w tym wszystkich regionów, przydatny okazuje się Portal Funduszy Europejskich (www.funduszeeuropejskie.gov.pl), na
którym udostępniane są niemal wszystkie wersje dokumentów[3] (choć także tu zdarzają się braki, np. brak aktualnej wersji dla RPO woj. śląskiego).
- publikacja harmonogramu do 30 listopada (art. 47 ust. 1)
Zgodnie z ustawą wdrożeniową, przedsiębiorcy zainteresowani wnioskowaniem o unijne środki powinni mieć dostęp do informacji o terminach naborów planowanych na następny rok najpóźniej przed końcem listopada danego roku.
Z powodu opóźnionego uruchomienia programów (trwające do początku roku 2015 r. zatwierdzanie programów przez Komisję Europejską, przyjmowanie kolejnych dokumentów strategicznych, wdrożeniowych oraz programów pomocowych), w terminie przewidzianym w ustawie nie była dostępna większość harmonogramów na 2015 r. Pierwsze dokumenty pojawiały się w I kwartale 2015 r. (7 programów regionalnych, PO IR oraz PO PW). Wyjątkiem okazał się region kujawsko-pomorski, w którym indykatywny harmonogram na 2015 opublikowano w listopadzie 2014 r.
W przypadku naborów planowanych na 2016 r., IZ wszystkich analizowanych programów zapewniły informację w terminie zgodnym z ustawą, czyli przed końcem listopada 2015 r.
Przygotowania do konkursów w 2017 r. najszybciej mogą rozpocząć potencjalni beneficjenci programu województwa dolnośląskiego - pierwsza wersja harmonogramu na przyszły rok dostępna była już w lipcu br.
- publikacja harmonogramu wieloletniego
Harmonogramy wieloletnie nie są przedmiotem obowiązku wynikającego z Ustawy, są jednak dobrą praktyką ze względu na użyteczność dla potencjalnych wnioskodawców, jak i dla instytucji organizujących konkursy (optymalizacja wykorzystania zasobów wewnętrznych oraz ekspertów zewnętrznych uczestniczących w ocenie formalnej i merytorycznej).
Większość IZ nie publikuje wieloletnich harmonogramów naborów, przez co możliwości zaplanowania przez przedsiębiorstwa realizacji projektu w perspektywie dłuższej niż rok jest niemożliwe. Informację na temat wieloletnich planów w zakresie organizowanych konkursów odnaleźliśmy tylko w województwie opolskim. Wprawdzie w obszarze wsparcia B+R i innowacji przedsiębiorstw sięga on obecnie tylko do roku 2018 i należy się spodziewać kolejnych uzupełnień, jednak nawet taką próbę zaplanowania działań na więcej niż 1 rok do przodu uznajemy za dobry krok.
- szczegółowość informacji w harmonogramie
Stopień szczegółowości informacji zamieszczanych w harmonogramach naborów nie został narzucony przez ustawodawcę. Instytucje zarządzające same więc decydują jak prezentują planowane terminy naborów (zasadniczo występują poziomy szczegółowości informacji: kwartalna, miesięczna oraz z dokładnością co do dnia), jak i o zakresie informacji - czy dotyczy ona tylko rozpoczęcia naboru, czy również jego publikacji albo zakończenia.
W RPO najczęściej wybierano tylko jeden ze sposobów prezentowania informacji (kwartał, miesiąc lub dzień), niezależnie od odległości w czasie danego naboru. Ponad połowa IZ RPO podaje planowane terminy naborów w jednostce kwartalnej (dziewięć programów). Tylko w dwóch regionach zdecydowano się na podawanie informacji z dokładnością co do dnia (dolnośląskie, zachodniopomorskie), a w pięciu - głównie co do miesiąca.
Planowanie terminów w kwartałach bez względu na odległość naboru w czasie jest oczywiście najmniej precyzyjne i istotnie zwiększa niepewność co do faktycznego terminu składania wniosków. Połączenie tego z informacją dotyczącą wyłącznie rozpoczęcia naboru (aktualnie tylko w RPO zachodniopomorskim dołączana jest informacja o planowanym zakończeniu naboru) istotnie obniża czytelność i użyteczność harmonogramu. Teoretycznie informacja o rozpoczęciu naboru w II kwartale danego roku, może oznaczać że nabór ten będzie miał miejsce w terminie 1 -14 kwietnia, jak i 31 czerwca-30 września.
Co więcej, potencjalny wnioskodawca musi liczyć się z możliwością aktualizacji harmonogramu do 3 miesięcy przed planowanym rozpoczęciem naboru. Przepis ustawowy, wobec dużego poziomu ogólności harmonogramów jest trudny do zastosowania i - ponownie - mało użyteczny z punktu widzenia przedsiębiorców. Jeśli bowiem nie wiadomo którego dnia miał się rozpocząć nabór, to również nie wiadomo do którego dnia ten termin może ulec zmianie. W praktyce, jeśli nabór zaplanowano na 3 kwartał, to ostatnim dniem aktualizacji może być ostatni dzień drugiego kwartału.
Rozsądne podejście przyjęto w harmonogramach dla PO IR, gdzie w odniesieniu do działań odległych w czasie informację zazwyczaj podaje się w kwartałach, a następnie w miarę zbliżania się do naboru jest uszczegóławiana do konkretnego dnia. W harmonogramie dla PO PW informacja podawana jest w miesiącach - zarówno co do planowanego terminu ogłoszenia, rozpoczęcia, jak i zakończenia naboru.
- częstotliwość aktualizowania harmonogramu
W przeanalizowanych programach, harmonogram jest aktualizowany średnio częściej niż co 2 miesiące. Programy istotnie się pod tym względem różnią, w niektórych RPO w analizowanym okresie ukazało się 5 harmonogramów (np. w podkarpackim 2 harmonogramy na rok 2015 i 3 - na rok 2016), podczas gdy w innych niemal trzy razy więcej (np. 8 na rok 2015 i 8 na rok 2016 r.). W PO IR aktualizacji dokonano 4 razy w harmonogramie na 2015 r. i 7 razy - na 2016 r. W PO PW aktualizowano tylko harmonogram na 2016 r - dwukrotnie.
Trudno jednoznacznie ocenić sam fakt częstego lub rzadkiego aktualizowania harmonogramu. Może się wydawać, że częste zmiany w raz przyjętym planie mogą powodować dezorientację uczestników rynku oraz obniżać zaufanie do instytucji i podawanych przez nią informacji.
Warto jednak pamiętać, że aktualizacje harmonogramu zazwyczaj nie oznaczają zmian w każdym z działań/poddziałań danego programu, lecz tylko kilku wybranych obszarów. Jeśli częsta aktualizacja harmonogramu nie sprowadza się do kilkukrotnej zmiany terminu tego samego działania i jest prowadzona z zachowaniem co najmniej minimalnych wymogów wynikających z ustawy, nie musi oznaczać dla wnioskodawcy uciążliwości.
- aktualizacja naborów w terminie określonym w art. 47 ust. 3
Większość zmian w harmonogramach zostało przeprowadzonych z zachowaniem terminów wymaganych przez ustawę wdrożeniową, zdarzają się jednak sytuacje niedotrzymywania ustawowego wymogu.
W przypadku harmonogramów RPO na rok 2015 i 2016, w analizowanych działaniach i poddziałaniach, zidentyfikowano 33 zmiany przeprowadzone w zakresie wcześniej zaplanowanego terminu naboru (najczęściej przesunięcie naboru na późniejszy termin). W 12 przypadkach zmiana przeprowadzona była z naruszeniem 3-miesięcznego terminu określonego w ustawie, przy czym opóźnienie wynosiło przeważnie ok 1-2 miesięcy lub więcej.
W przypadku PO PW jedyna przeprowadzona zmiana w harmonogramie została dokonana zgodnie z wymogiem ustawowym. Natomiast w przypadku działań analizowanych dla PO IR, na 13 dokonanych w harmonogramie zmian, w 7 przypadkach nie spełniono wymogu ustawowego w zakresie zachowania minimalnego terminu (głównie programy sektorowe, dz. 1.2). Warto uzupełnić, że w 5 ze wspomnianych sytuacji zmiana dotyczyła wydłużenia planowanego czasu trwania naboru (co można by oceniać jako korzystne dla wnioskodawców).
- brak realizacji harmonogramu
W niektórych regionach zidentyfikowano przypadki braku realizacji harmonogramu - zaplanowane w harmonogramie działania odbyły się z opóźnieniem, o którym nie poinformowano w ogóle (woj. łódzkie, woj. śląskie) albo o zmianach poinformowano w harmonogramie na kolejny rok - a więc nie w drodze aktualizacji harmonogramu, bez zachowania ustawowego terminu 3 miesięcy (lubuskie, wielkopolskie, zachodniopomorskie, świętokrzyskie).
- podsumowanie -
Konfederacja Lewiatan zabiegała, aby do ustawy wdrożeniowej wprowadzić wymóg publikacji przez wszystkie instytucje zarządzające harmonogramu naborów planowanych przez tę instytucję na dany rok oraz harmonogramów wieloletnich. Uważamy, że wiarygodna informacja o terminach naborów jest czynnikiem wpływającym pozytywnie na jakość projektów. Firma wiedząc z dużym wyprzedzeniem kiedy może spodziewać się naboru, ma więcej czasu na zaplanowanie inwestycji i jej przygotowanie. W naszym przekonaniu harmonogram jest zatem warunkiem koniecznym dla poprawy strategicznego podejścia przedsiębiorców do funduszy UE. Co więcej harmonogram to także - pośrednio - sprawdzian umiejętności zarządczych po stronie instytucji: tego czy umie prawidłowo zaplanować nabory i je zgodnie z planem zrealizować. Ostatni z naszych argumentów na rzecz harmonogramów wskazywał na ich rolę w zarządzaniu popytem przedsiębiorców - wiarygodna informacje ja o konkursach, zwłaszcza w perspektywie wieloletniej, pomaga unikać kumulacji projektów w danym konkursie - przedsiębiorcy wiedząc, że szans na pozyskanie dofinasowania będzie więcej oraz znając przybliżone terminy naborów nie składają za wszelką cenę projektu, nawet słabo przygotowanego, na najbliższy konkurs. W ten sposób dofinasowanie unijne ma większą szansę trafić do lepiej przygotowanych projektów.
Oczywiste jest, że harmonogramy to tylko jeden z elementów całego systemu, który determinuje czy wsparcie UE jest mniej lub bardziej przyjazne i dostosowane do potrzeb i rzeczywistości przedsiębiorstw oraz czy jest mniej lub bardziej skutecznie zarządzane. Niemniej jednak, w naszej ocenie harmonogramy pozostają elementem istotnym, stosunkowo łatwym do prawidłowego wdrożenia.
Niestety sposób realizacji przepisów ustawowych w tym zakresie odbiega od naszych założeń. Biorąc pod uwagę wyniki analizy przeprowadzonej dla szeregu konkursów zaplanowanych RPO 2014-2020, harmonogramy pełnią swoją rolę w ograniczonym stopniu a ich użyteczność jest niska.
Dlatego oceniamy, iż wprowadzone w ustawie wdrożeniowej wymogi dotyczące publikowania harmonogramów i dokonywania w nich zmian okazały się nie wystarczające. Aby sytuacja uległa zmianie i harmonogramy stały się faktycznie użyteczne, Lewiatan rekomenduje instytucjom zarządzającym zwrócenie szczególnej uwagi na:
- przygotowywanie i publikowanie wieloletnich harmonogramów naborów konkursowych;
- zwiększenie poziomu szczegółowości informacji prezentowanych w harmonogramach: informowanie o planowanych naborach z dokładnością co do dnia (np. dla naborów w I półroczu) lub miesiąca (np. dla naborów w II półroczu oraz informowanie o planowanym czasie zakończenia naboru;
- zgodność dokonywanych aktualizacji harmonogramu z wymogiem art. 47 ust. 3 ustawy wdrożeniowej - brak aktualizacji na 3 miesiące przed wcześniej zaplanowanym naborem powinien być gwarancją jego planowego uruchomienia;
- zapewnienie spójności między planami umieszczanymi w harmonogramach na poszczególne lata.
[1] Prezentowane dane dotyczą najważniejszych działań objętych priorytetami inwestycyjnymi nr 1b i 3c, w których wspierane są projekty przedsiębiorstw w zakresie prac B+R, inwestycji w infrastrukturę B+R, wdrożenia wyników prac B+R, wdrożenia innowacji - w 16 programach regionalnych, programie Inteligentny Rozwój oraz Polska Wschodnia. Informacje odnoszą się do harmonogramów naborów konkursowych, ukazujących się w okresie od listopada 2014 do 7 września 2015, czyli w okresie ok 22 miesięcy, dostępnych na stronach internetowych w czasie przygotowania niniejszego opracowania (sierpień-wrzesień 2016 r.);
[2] Stan na 7.09.2016 r.; odnośnik prowadzi do harmonogramu z 2 czerwca 2016, podczas gdy bardziej aktualną wersją jest ta z dnia 5 lipca;
[3] https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/skorzystaj/harmonogramy-naborow-wnioskow/
