Pozytywne zmiany w regulacjach dotyczących przechowywania akt pracowniczych

2016-08-05

Opinia w sprawie projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (nr w wykazie prac Rady Ministrów ZD5).

Konfederacja Lewiatan od dłuższego czasu postulowała zmniejszenie obowiązków pracodawców w zakresie prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Dotyczy to wszelkich dokumentów zgromadzonych zarówno w procesie rekrutacji, podczas trwania stosunku pracy, jak i wydanych w związku z jego zakończeniem. Wywiązanie się z ogółu obowiązków w zakresie prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników jest trudne i kosztowne do zrealizowania. Dla pracodawców są to najbardziej biurokratyzujące obciążenia, zwłaszcza że cechą charakteryzującą współczesny rynek pracy jest brak stałości zatrudnienia. Duża rotacja personelu powoduje, że z każdym rokiem przybywa akt osobowych, które trzeba archiwizować.

Zgadzamy się z diagnozą stojącą u podstaw przedłożonego projektu, iż na tle innych krajów UE w Polsce mamy do czynienia z abstrakcyjnie długim - 50-letnim, obowiązkiem przechowywania, archiwizowania akt pracowniczych przez pracodawców w formie papierowej. Takie rozwiązanie wiąże się z ponoszeniem przez pracodawców znacznych nakładów finansowych. Co więcej, zasadniczym celem tak długiego przechowywania dokumentacji pracowniczej jest jej ewentualne wykorzystanie do ustalania wysokości świadczeń z systemu ubezpieczeń społecznych. W zakresie dochodzenia roszczeń wynikających ze stosunku pracy nie są konieczne tak długie okresy przechowywania akt. Zgodnie z art. 291 §  1 Kodeksu pracy, co do zasady,  roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Tym samym pozytywnie oceniamy inicjatywę zmian w regulacjach dotyczących zmniejszenia obowiązków w zakresie prowadzenia, przechowywania i archiwizowania akt pracowniczych, dokumentacji pracowniczej. Zmiany ustawowe powinny zmniejszyć obciążenia pracodawców, a jednocześnie zagwarantować, iż istotne informacje będą dostępne przez uzasadniony okres.

Przedstawiona propozycja modyfikacji rozwiązań dotyczy zasadniczo dwóch obszarów:

-        skrócenia okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat;

-        umożliwienia prowadzenia przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Jednocześnie przedstawiony przez Ministerstwo Rozwoju dokument daje jedynie ogólne spojrzenie na  zmianę podejścia do tworzenia i przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Bez szczegółowych informacji na temat zakresu przetwarzanych informacji, kształtu nowych obowiązków w zakresie informowania ZUS-u czy formalnych wymogów dla tworzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych trudno w pełni odnieść się merytorycznie do proponowanych zmian.

 

Uwagi szczególne

 

                           I.            Odnośnie do punktu II Sposób regulacji

Listę wskazanych aktów prawnych należałoby uzupełnić o:

-        rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r.w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.) - zmiana treści świadectwa pracy w związku z proponowanym rozszerzeniem jego treści.

  

                         II.            Punktu III Zakres regulacji

Skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo - płacowej

 

1.      Okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej do 10 lat

W założeniach proponuje się przyjęcie 10 - letniego okresu przechowywania akt pracowniczych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. Mając na uwadze terminy związane z dochodzeniem ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy należy uznać, iż wystarczający byłby obligatoryjny okres 6-letni.

Tym samym wskazane jest doprecyzowanie jakich dokumentów ma dotyczyć okres 10 lat i rozważenie czy nie powinien dotyczyć jedynie dokumentów koniecznych dla ustalenia uprawnień z systemu ubezpieczeń społecznych.

 

2.      Moment liczenia okresu 10 lat

W założeniach proponuje się, aby okres 10 lat był liczony od dnia zakończenia stosunku pracy. Uzasadnieniem jest korzystanie ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Realizacja tego celu wymagałaby przechowywania dokumentów jedynie przez okres 10 lat od ich wytworzenia (albo nawet okres krótszy).

Jednocześnie wskazuje się, iż pracodawca dla potrzeb Zakładu Ubezpieczeń Społecznych miałby obowiązek bieżącego przekazywania danych w rozszerzonym zakresie i wydawania rozszerzonego świadectwa pracy.  Pytanie na ile cyklicznie przekazywane przez pracodawców informacje do ZUS-u nie będą wystarczające, aby  móc zrezygnować z opracowywania rozszerzonej formuły świadectwa pracy.  

 

3.      Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w stosunku do osób rozpoczynających aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r.

Zastosowanie skróconego okresu przechowywania dokumentacji nie będzie dotyczyć pracowników, którzy rozpoczęli karierą zawodową przed dniem 1 stycznia  1999 roku, co ma zapewnić bezpieczeństwo otrzymania świadczeń oraz prawidłowego ustalenia ich wysokości.

Jednocześnie nie jest jasne czy ograniczenie to dotyczy pracodawców, u których takie osoby świadczyły pracę do dnia 31 grudnia 1998 r. czy  też również tych pracodawców, u których takie osoby podjęły pracę od 1 stycznia 1999 r. Zgodnie z przedstawionymi założeniami nowe zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych i rentowych dotyczyłyby wszystkich osób posiadających okresy ubezpieczenia po dniu 1 stycznia 1998 r., z uwagi na fakt, iż od 1999 r. ZUS ewidencjonuje składki na ubezpieczenie emerytalne każdej osobie podlegającej ubezpieczeniom społecznym na indywidualnym koncie ubezpieczonego. Tym samym zasadnym wydaje się zastosowanie 50 letniego okresu przechowywania akt tylko do pracodawców, u których praca była wykonywana do dnia 31 grudnia 1998 r.

Jeżeli natomiast okres 50 lat ma mieć zastosowanie do wszystkich pracodawców, bez względu na okres wykonywania pracy to szersze wyjaśnienia w tej sprawie powinny się znaleźć w założeniach, a ustawa powinna rozstrzygać kwestię sposobu w jaki pracodawca zatrudniający pracownika ma mieć pewność, że przyjmowany pracownik rozpoczął aktywność zawodową od 1 stycznia 1999 roku. Pracownik nie ma bowiem obowiązku udzielania takiej informacji pracodawcy.

Jednocześnie rozumiemy, iż pracodawca będzie mógł przejść na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji bez względu na okres rozpoczęcia przez pracownika aktywności zawodowej.

  

4.      Rozszerzone świadectwo pracy

Nie jest jasne czy rozszerzone świadectwo miałoby zastosowanie tylko do osób podejmujących zatrudnienie przed 31 grudnia 1998 r. czy do wszystkich pracowników. Wątpliwość ta wynika  z faktu, iż w założeniach stwierdza się o prowadzeniu przez ZUS indywidualnych kont ubezpieczonych i dysponowaniem przez ZUS wszystkimi danymi przekazywanymi przez płatników, a także o rozszerzonym zakresie obowiązków w zakresie cyklicznego informowania ZUS-u.

Odnośnie do prowadzenia przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej 

  

1.      Możliwość elektronicznego prowadzenia akt i zmiany r.p.d.p.

Treść założeń wskazuje na przyszłe zmiany w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (... ) co do papierowej i elektronicznej formy dokumentu. Wydaje się, iż ewentualne zmiany w  tym zakresie powinny dotyczyć również Kodeksu pracy.

Zasadniczą kwestią jest precyzyjne określenie co projektodawca rozumie pod pojęciem dokument elektroniczny. W związku z tym konieczne jest określenie wyraźnych atrybutów dokumentu elektronicznego, ponieważ za taki może być uważany dokument opatrzony podpisem elektronicznym,  a także dokument, który w formie papierowej został podpisany odręcznie, a następnie został zeskanowany i załączony do systemu oraz dokument wytworzony w systemie i bezpośrednio drogą elektroniczna umieszczony  w elektronicznej teczce (bez podpisów). Z załącznika do założeń wynika, iż podstawą elektronicznego przetwarzania będą dokumenty „born digital", dokumenty opatrzone elektronicznym podpisem, pieczęcią elektroniczną bądź EDI. Jednak element ten nie został wyjaśniony w samych założeniach. Rodzą się również obawy co do kosztów po stronie pracodawców zastosowania tych form elektronizacji dokumentów i ograniczenia tym samym popularności tej formy prowadzenia dokumentacji. Kwestie te powinny być doprecyzowane w samej treści  założeń.

Wskazać należy również, że projekty zmian ewentualnych aktów wykonawczych powinny być załączone do projektu przyszłej nowelizacji, aby istniała możliwość odniesienia się do nich wraz z odniesieniem do projektu samej ustawy. W szczególności dotyczy to rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (... ), rozporządzenia w sprawie treści świadectwa pracy oraz przepisów wykonawczych dotyczących obowiązków płatników.

  

2.      Fakultatywna możliwość gromadzenia i przechowywania akt osobowych w formie elektronicznej oraz możliwość prowadzenia akt w modelu mieszanym

Pozostawienie możliwości wyboru pracodawcy formy papierowej lub elektronicznej prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej należy ocenić jako dobre rozwiązanie.

Natomiast pewne wątpliwości budzi docelowo pozostawienie możliwości prowadzenia akt w modelu mieszanym, tj. części akt w postaci elektronicznej, części w postaci papierowej. Takie rozwiązanie może w przyszłości prowadzić do chaosu w prowadzeniu dokumentacji.

W celu uniknięcia ewentualnego chaosu właściwym  byłoby wskazanie konieczności wyboru  jednego wariantu  prowadzenia akt - w formie tradycyjnej lub elektronicznej.

Ewentualnie powinny zostać doprecyzowane zasady modyfikacji takiego wyboru, sytuacji łączenia się pracodawców, przejmowania innego pracodawcy, jeżeli łączące się podmioty prowadziły dokumentacje w różnej formie. System mieszany mógłby mieć zastosowanie do sytuacji kiedy pracodawcy rozpoczynają stosowanie nowych rozwiązań z uwagi na często znaczną  objętość i liczbę archiwizowanych i prowadzonych akt osobowych pracowników.

W przypadku rozwiązania, że to pracodawca dokonuje wyboru w kwestii sposobu prowadzenia akt pracowniczych, należałoby wprowadzić okresy przejściowe. Pierwszy etap digitalizacji będzie się wiązał bowiem  z dużym nakładem pracy. Jeśli czas przeznaczony na ucyfrowienie dokumentacji będzie zbyt krótki, istnieje ryzyko, że wielu pracodawców nie przystąpi do tego procesu.

  

3.      Brak omówienia szczególnych  rozwiązań w zakresie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej

W założeniach nie wspomina się o szczegółowych zasadach prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. W tym zakresie wspomina się o modyfikacji rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...) natomiast dobrze byłoby określić już na tym etapie prac pewne elementy procesu elektronizacji, przykładowo momentu wykonania elektronizacji przekazywanego dokumentu. Ponadto brakuje określenia minimalnego zestawu metadanych dla dokumentacji pracowniczej oraz minimalnych wymagań technicznych.

  

4.             Opracowanie oprogramowania do prowadzenia akt osobowych pracowników

W dokumencie wspomina się o opracowaniu oprogramowania do prowadzenia akt osobowych pracowników, które byłoby kompatybilne z programami używanymi przez instytucje publiczne, urzędy. Nie rozstrzyga się jednakże czy oznacza to założenie opracowania standardowego, podstawowego oprogramowania przez Ministerstwo, co rozwiązałoby wiele kwestii i problemów związanych z prowadzeniem dokumentacji przez małe i duże podmioty.

  

5.      Obrót dokumentami elektronicznymi

Na uznanie zasługuje wskazany w załączniku do założeń element posługiwania się elektroniczną dokumentacją dla potrzeb prowadzenia współpracy z sądami pracy oraz inspekcją pracy. Należy zagwarantować, iż dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej mogła być przedstawiana sądom, organom na nośnikach, a nie drukowana.

 

KL/325/156/1502/RL/2016