Uwagi do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
2016-12-07
Konfederacja Lewiatan pozytywnie ocenia założenia i kierunek proponowanych zmian. Wywiązanie się z ogółu obowiązków w zakresie prowadzenia i przechowywania akt osobowych, dokumentacji pracowników jest problematyczne i kosztowne dla pracodawców.
Projekt zasadniczo zakłada:
- skrócenia okresu obowiązkowego przechowywania akt z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę (dla osób które rozpoczęły pracę od 1 stycznia 1999 r.);
- wprowadzenie nowych obowiązków związanych z rozwiązaniem stosunku pracy;
- szersze wprowadzenie w Kodeksie pracy elektronicznych sposobów komunikowania się stron;
- umożliwienie wprowadzenia przez pracodawcę akt osobowych i dokumentacji pracowniczej
w postaci papierowej albo elektronicznej;
- umożliwienie przechowywania akt osobowych, dokumentacji w postaci papierowej albo elektronicznej.
Uwagi szczegółowe
Skrócenia okresu obowiązkowego przechowywania akt z 50 do 10 lat
Projekt ustawi przewiduje wprowadzenie nowego pkt 9b) w art. 94 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,
w którym pracownik zakończył pracę.
Jednocześnie w ustawie o ubezpieczeniach społecznych zostanie wprowadzony wymóg przechowywania listy płac, karaty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika (nowe brzmienie art. 125 ust. 4).
Konfederacja Lewiatan popiera skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat dokumentacji związanej ze stosunku pracy i akt osobowych. Spowoduje to znaczące zmniejszenie obciążeń i kosztów po stronie pracodawców.
Rozważenia wymaga doprecyzowanie w uzasadnieniu, iż w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika przez pracodawcę, okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji liczony będzie odrębnie w odniesieniu do poszczególnych okresów zatrudnienia.
Ponadto w praktyce wątpliwości może budzić brzmienie art. 945 Kodeksu pracy, który stanowi, iż w przypadku wytoczenia powództwa lub wszczęcia postępowania, w którym przechowywana przez pracodawcę dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika stanowią dowód, pracodawca przechowa dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika ponad okres 10-letni, do czasu ich prawomocnego zakończenia. Wydaje się, iż o wydłużonym obowiązku przechowywania akt, dokumentacji nie powinien decydować sam fakt wytoczenia powództwa czy wszczęcia postępowania. W postępowaniu cywilnym moment wniesienia pozwu i doręczenia odpisu pozwu pozwanemu różnią się czasowo, a w szczególnych przypadkach różnice te mogą mieć wpływ na stosowanie ww. przepisu. Obowiązek dłuższego przechowywania akt, dokumentacji powinien wiązać się z zawiadomieniem pracodawcy o wytoczeniu powództwa. Mając natomiast na uwadze różnorodność sytuacji objętych pojęciem „wszczęcia postępowania”, obowiązek dłuższego przechowywania akt powinien wiązać się z momentem otrzymania przez pracodawcę wyraźnego zobowiązania organu prowadzącego postępowanie.
Nowe obowiązki związane z rozwiązaniem stosunku pracy – wydanie świadectwa oraz informacji
o wysokości wynagrodzenia
Konfederacja Lewiatan krytycznie ocenia nałożenie na pracodawców dodatkowego obowiązku
w postaci wydania informacji o wysokości wynagrodzenia w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (proponowany art. 97 k.p.). Informacja ma być przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (proponowany art. 36 ust. 11b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Cyklicznie przekazywane przez pracodawców informacje do ZUS-u wydają się wystarczające, aby móc zrezygnować z rozwiązania dotyczącego przekazywania informacji o wysokości wynagrodzenia.
Nie jest jasny również sposób w jaki ma być realizowany obowiązek podawania informacji o wynagrodzeniu w rozbiciu na „wysokość i składniki” za kolejne lata. Kwestia ta ma zostać dopiero doprecyzowana w przepisach wykonawczych.
Szersze wprowadzenie w Kodeksie pracy elektronicznych sposobów komunikowania się stron
W świetle przedstawionych propozycji w Kodeksie pracy będziemy mieli do czynienia z:
· formą pisemną albo formą elektroniczną – opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. art. 29 § 2 k.p. zawarcie umowy o pracę),
· formą elektroniczną – nie wymagającą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. art. 29 § 3 k.p. informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia, art. 941 k.p. udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania),
· postacią papierową i elektroniczną (np. art. 149 k.p. prowadzenie ewidencji czasu pracy, art. 193 k.p. prowadzenie ewidencji pracowników młodocianych),
· zapewnieniem dostępu do dokumentu w inny przyjęty sposób u pracodawcy (art. 941 k.p.).
Konfederacja Lewiatan popiera szersze wprowadzenie formy elektronicznej do Kodeksu pracy.
Jednocześnie tak duże zróżnicowanie form, postaci dotyczących różnych form aktywności, może być niejasne dla odbiorców przepisów. Na powyższą złożoność będzie miało wpływ również wprowadzenie do Kodeksu cywilnego trzech form dla czynności prawnych: pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej.
Nie jest jasne rozróżnienie formy elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu) od postaci elektronicznej, w sytuacji kiedy zastosowanie zarówno formy elektronicznej jak i postaci elektronicznej odnosi się często do czynności faktycznych.
Projekt zakłada przy szeregu czynności z zakresu prawa pracy, przede wszystkim przy wszelkiego rodzaju czynnościach informacyjnych, zastosowanie uproszczonej formy elektronicznej. To uproszczenie polega na rezygnacji z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W tym zakresie rodzą się wątpliwość natury prawnej. Wpierw wymaga rozstrzygnięcia na ile zdarzenia objęte uproszczoną formą elektroniczną mają charakter czynności prawnych (np. wniosek pracownika o zastosowanie szczególnego rozkładu czasu pracy z art. 150 k.p.) a na ile czynności faktycznych (np. przekazanie treści przepisów). W odniesieniu do zdarzeń stanowiących czynności prawne należy zauważyć, iż Kodeks cywilny jednoznacznie w art. 781 określa formalne wymogi stosowania elektronicznej formy czynności prawnej, której nieodłącznym - ustawowym elementem jest stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Powstaje wątpliwość czy taka konstrukcja w przypadku czynności prawnych nie pozostaje w sprzeczności
z regulacją Kodeksu cywilnego, w sytuacji gdy rozróżnia on obecnie również formę dokumentową.
Forma pisemna – forma elektroniczna
Popierając założenia leżące u podstaw przedstawionego projektu pragniemy podkreślić, iż przy obecnej, małej powszechności stosowania podpisu elektronicznego forma elektroniczna będzie formą stosunkowo rzadko stosowaną.
Jednocześnie przesądzenie kwestii zastosowania elektronicznej formy czynności prawnych dla niektórych czynności w zakresie prawa pracy, w tym dla oświadczeń związanych z nawiązaniem
i rozwiązaniem stosunku pracy, należy uznać za uzasadnione. Otwarcie stosunków pracy na rozwój nowych technologii jest konieczne, szczególnie w kontekście rozwoju sektora usług, zwiększenia się liczby stanów faktycznych wskazujących na transgraniczny charakter.
Doprecyzowanie tej kwestii rozwieje wszelkie wątpliwości jakie mogą pojawiać się w stosunkach pracy w kontekście przepisów Kodeksu cywilnego. Określając formę dla szczególnie istotnych czynności
z zakresu prawa pracy, tj. nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, w Kodeksie pracy posłużono się szczególnym pojęciem „na piśmie”. Jeżeli sformułowanie „na piśmie” zrównać z pisemną formą
z Kodeksu cywilnego (wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli – art. 78 k.c.) to w takim przypadku istnieje już dziś możliwość zastosowania
w stosunkach pracy formy elektronicznej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 § 1 k.c.). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne
z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 781 § 2 k.c.).
Niemniej mając na uwadze złożoność zagadnienia i specyfikę prawa pracy, warto jest kwestię zastosowania formy elektronicznej w stosunkach pracy jednoznacznie rozstrzygnąć.
Należy jednak mieć na uwadze, iż forma podpisu elektronicznego jest jeszcze mało popularna przede wszystkim ze względu na wymogi techniczne oraz koszty stosowania tego rozwiązania. Co do relacji na linii pracodawca-pracownik ten element jest w naszych realiach dość istotny i może mieć wpływ na małą popularność tego rozwiązania.
Do zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego konieczne jest jego weryfikacja za pomocą kwalifikowanego certyfikatu przez odbiorcę oświadczenia woli tak podpisanego. Taka możliwość weryfikacji także nie jest obecnie dostępna bezpłatnie i wymaga posiadania sprzętu elektronicznego. Trudno sobie wyobrazić, aby pracodawca mógł narzucić pracownikom konieczność dostosowania się do stosowania przez pracodawcę np. przy rozwiązaniu czy wypowiedzeniu stosunku pracy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Powstaje również pytanie czy w każdym przypadku obowiązek zachowania formy papierowej albo formy elektronicznej jest uzasadniony. W przypadku wniosku pracownika o podział urlopu wypoczynkowego na części (art. 162 k.p.) nie wydaje się konieczne zachowanie aż tak rygorystycznej formuły składania oświadczenia.
Umożliwienie prowadzenia przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej
W świetle nowego pkt 9a w art. 94 k.p. pracodawca będzie zobowiązany prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Przepis oznacza konieczność wyboru przez pracodawcę postaci prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Mając na uwadze brak szczególnych rozwiązań w zakresie przetwarzania postaci dokumentów, przepis determinuje w praktyce możliwość stosowania w trakcie zatrudnienia tylko jednego rozwiązania formy, tj. albo formy papierowej albo elektronicznej poszczególnych dokumentów. W praktyce działalności pracodawcy mogą się zdarzyć przypadki pozyskiwania, tworzenia dokumentów w różnej postaci. Umowa może zostać zawarta z pracownikiem w formie elektronicznej
z podpisem kwalifikowanym. Natomiast pracownik może przedłożyć dokumenty z poprzednich miejsc pracy w formie papierowej. Powstaje pytanie jak pracodawca ma prowadzić akta pracownicze
i dokumentację.
Powinny zostać również doprecyzowane zasady modyfikacji takiego wyboru, w sytuacji łączenia się pracodawców, przejmowania innego pracodawcy, jeżeli łączące się podmioty prowadziły dokumentacje w różnej formie. System mieszany mógłby mieć zastosowanie również do sytuacji kiedy pracodawcy rozpoczynają stosowanie nowych rozwiązań z uwagi na często znaczną objętość prowadzonych akt osobowych pracowników.
Umożliwienie przechowywania akt osobowych, dokumentacji w postaci papierowej albo elektronicznej
Konfederacja Lewiatan popiera wprowadzenie możliwości przechowywania akt osobowych, dokumentacji w postaci papierowej albo elektronicznej – proponowany art. 946 Kodeksu pracy.
Nowy art. 946 k.p. określa zasady przechowywania, w tym zmiany postaci akt, dokumentacji z postaci papierowej na postać elektroniczną. Pewne wątpliwości może w praktyce wywoływać kwestia odbioru przez pracownika źródłowej dokumentacji w wersji papierowej (art. 946 § 2 k.p.). Wydaje się wskazane wprowadzenie w tym przepisie wyraźnego obowiązku po stronie pracownika przejęcia od pracodawcy przekazywanej dokumentacji w wersji papierowej.
Na uwagę zasługuje również treść oświadczenia składnego przez pracodawcę w przypadku potwierdzenia kopii elektronicznej albo wydruku części lub całości dokumentacji. Pracodawca wydaje kopie, wydruki wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości. Mając na uwadze różnorodne źródła dokumentów przekazywanych pracodawcy przez pracownika w trakcie prowadzenia dokumentacji rozważenia wymaga zmiana treści oświadczenia z „prawdziwości” na „zgodność” ze źródłowym dokumentem.
Z poważaniem,
Henryka Bochniarz
Prezydent Konfederacji Lewiatan
Przewodnicząca Rady Dialogu Społecznego