Opodatkowanie pracownika z tytułu używania pojazdów do celów prywatnych - uwagi

2016-09-20

W związku z trwającymi pracami nad projektem ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym (druk nr 819), przekazaliśmy stanowisko Konfederacji Lewiatan do projektu.

Jak wynika z przedmiotowego projektu zmian do ustawy o transporcie drogowym oraz uzasadnienia do tego projektu, celem projektodawcy jest uregulowanie na poziomie ustawowym sposobu ustalania oraz wysokości kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

W szczególności projekt ustawy zakłada:

- ustawowe uregulowanie zasad określania stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, wraz z minimalnym poziomem tych stawek;

- urealnienie poziomu tych stawek z uwzględnieniem ich waloryzacji.

Powyższe zmiany dotyczą przede wszystkim zasad ustalania kwot przysługujących pracownikom w związku z używaniem przez pracodawcę do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (a będących własnością tych pracowników). Niemniej jednak proponowana zmiana ma wpływ również na kwestie podatku dochodowego od osób prawnych i fizycznych, i to nie tylko w odniesieniu do kwot, które mogą być zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów w związku z wypłatą dokonaną na rzecz pracownika, ale także
w związku z każdym użyciem samochodów osobowych niestanowiących własności podatnika. Jak wynika bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 51) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych [updop] oraz art. 23 ust. 1 pkt 46) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [updof], do kosztów podatkowych podatnika nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przepisy te nakładają na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu samochodów wykorzystywanych na podstawie umów najmu i dzierżawy - w przeciwnym razie podatnik nie jest uprawniony do zaliczenia wydatków eksploatacyjnych związanych z używanymi pojazdami do kosztów podatkowych.

Z perspektywy projektowanych zmian do ustawy o transporcie drogowym niewątpliwie na aprobatę zasługują zmiany prowadzące do urealnienia wysokości stawki za 1 km, jak i wprowadzenie mechanizmów jej waloryzacji. Niemniej jednak, w opinii Konfederacji Lewiatan, w odniesieniu do powołanych przepisów updop i updof zasadnym byłoby, przy okazji zmian w zakresie samej stawki za 1 km, rozważenie ich całkowitej eliminacji.

Wynikający z powyższych przepisów obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest powszechnie postrzegany jako szczególnie uciążliwy obowiązek administracyjny, którego spełnienie
w istotnej części przypadków jest utrudnione (np. w przypadku samochodów wynajmowanych na bardzo krótkie okresy czasu, np. 1 dzień, dla pracowników podatnika w celu odbycia podróży służbowej). Jednocześnie ograniczenie takie nie istnieje w przypadku korzystania w tym samym celu np. z usług korporacji taksówkowej, co również potwierdza, iż ograniczenie przewidziane w powyższych przepisach nie powinno mieć zastosowania w przypadku samochodów wykorzystywanych przez podatnika na podstawie umów najmu czy dzierżawy. Brak jest natomiast racjonalnych podstaw by dyskryminować jedną formę wykorzystania pojazdów (najem i dzierżawę) względem innych form przewozu pracowników (usługi taksówkowe, przejazdy koleją, etc).

Dodatkowo, od 1 stycznia 2015 r. do przepisów updof wprowadzony został art. 12 ust. 2a, którym wprowadzono ryczałtowe opodatkowanie przychodów pracowników z tytułu używania przez nich samochodów służbowych do celów prywatnych (w wysokości 250 lub 400 zł miesięcznie w zależności od pojemności silnika pojazdu). Wobec takiego ryczałtowego opodatkowania potencjalnego prywatnego użytku pojazdów po stronie pracowników, wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i uzależnienie od niej możliwości zaliczenia części poniesionych wydatków (z uwzględnieniem stawek za 1 km) traci swój sens - pracownik jest bowiem jednocześnie opodatkowywany z tytułu możliwości korzystania z pojazdu do celów prywatnych (natomiast nie prowadząc ewidencji przebiegu pojazdu pracodawca nie może zaliczyć wydatków z tytułu używania pojazdów do kosztów podatkowych).
Tak więc, w przypadku, gdy podatnik z uwagi na istotne obciążenia administracyjne nie prowadzi takiej ewidencji - dochodzi do podwójnego opodatkowania przedmiotowych świadczeń. Podatnik nie może zaliczyć poniesionych wydatków do kosztów podatkowych, a z drugiej strony jest zobowiązany by w tym zakresie przypisać przychód podatkowy pracownikowi. Tymczasem możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych jest pozapłacowym elementem wynagrodzenia pracownika i, jako jedna z form wynagrodzenia, powinna podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych pracodawcy.

W związku z powyższym, oprócz proponowanej zmiany w ustawie o transporcie drogowym, Konfederacja Lewiatan sugeruje również rozważenie uchylenia wskazanych przepisów updop oraz updof tak, by wyeliminowane zostało podwójne opodatkowanie kosztów związanych z używaniem wynajmowanych samochodów osobowych (/1/ brak możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych kosztów związanych z używaniem wynajmowanych samochodów oraz /2/  opodatkowanie pracownika z tytułu używania pojazdów do celów prywatnych).