Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia
2016-05-24
W związku z trwającymi konsultacjami publicznymi dotyczącymi projektu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, zgłosiliśmy poprawki do projektu rozporządzenia.
1) Tytuł projektu rozporządzenia
W opinii Konfederacji Lewiatan, tytuł rozporządzenia powinien być zgodny z art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Dotychczasowy tytuł projektu rozporządzenia sugeruje bardzo szeroką regulację, natomiast faktyczna treść skupia się tylko na użyciu podpisów elektronicznych. Zdaniem Konfederacji Lewiatan należy usunąć wątpliwości, które mogłyby się pojawić po lekturze rozporządzenia, iż jedyną metodą tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów jest wykorzystanie podpisów elektronicznych, co w obecnym stanie faktycznym nie występuje, ze względu na znikome wykorzystanie podpisów elektronicznych na rynku ubezpieczeniowym.
Mając na względzie powyższe, proponujemy zmianę tytułu rozporządzenia poprzez nadanie mu następującego brzmienia: rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, przy zastosowaniu podpisu elektronicznego.
2) Par. 1 projektu rozporządzenia
Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę brzmienia projektowanego przepisu na następujące: „Rozporządzenie określa sposób tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania, w tym przy zastosowaniu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, sporządzanych na elektronicznych nośnikach informacji".
3) Par. 1, par. 2, par. 3 pkt 1, par. 4, par. 5 projektu rozporządzenia
Wskazać należy, iż ustawodawca w art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej zrezygnował (w stosunku do poprzednio obowiązującej regulacji) z określenia, że „dokumenty związane z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia mogą być sporządzane na informatycznych nośnikach danych, jeżeli będą
w sposób należyty utworzone, utrwalone, przechowywane i zabezpieczone" na rzecz określenia, że „dokumenty ... mogą być sporządzane w postaci elektronicznej, jeżeli ...".
Zdaniem Konfederacji Lewiatan powyższe powinno mieć odzwierciedlenie w przepisach rozporządzenia np. w par. 1, par. 2, par 3 pkt 1, w którym użyte zostały sformułowania nawiązujące do nieobowiązującego już brzmienia przepisów. Odnosi się to także m.in do zapisów par. 4, szczególnie że „zapisanie na elektronicznym nośniku informacji" jest elementem kolejnej czynności - utrwalania dokumentu, o której mowa w par. 5 projektu rozporządzenia. Postulujemy, aby w całym projekcie rozporządzenia stosować nomenklaturę korespondującą z używaną w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w której mowa jest o „informatycznym nośniku danych", a nie o „elektronicznym nośniku informacji".
4) Par. 5 ust. 4 i par. 6 ust. 4 projektu rozporządzenia
W opinii Konfederacji Lewiatan niejasne jest w ilu egzemplarzach dokumenty powinny być przechowywane. Zgodnie z par. 6 ust. 4 projektu rozporządzenia dokument przechowuje się w co najmniej dwóch kopiach. W zestawieniu z par. 5 ust. 4 projektu, w którym mowa o oryginale i kopii, można domniemywać, że dokumenty należy przechowywać co najmniej w oryginale i dwóch kopiach (czyli w 3 egzemplarzach). Wydaje się jednak, że ze względu na ograniczanie kosztów, oryginał i jedna kopia byłyby wystarczające.
5) Par. 2 pkt 1 projektu rozporządzenia
Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę brzmienia projektowanego przepisu na następujące:
„§ 2. Przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, zapisanych na informatycznych nośnikach danych i opatrzonych podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, z wyjątkiem dokumentów:
1) zapisanych na informatycznych nośnikach danych związanych z operacjami dokonywanymi przy użyciu kart płatniczych, kart służących wyłącznie do dokonywania wypłaty gotówki oraz instrumentów pieniądza elektronicznego".
6) Par. 3 pkt 1 projektu rozporządzenia
Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę brzmienia projektowanego przepisu na następujące:
„1) dokumencie - oznacza to dokument związany z zawieraniem i wykonywaniem umowy ubezpieczenia, zapisany na informatycznym nośniku danych;"
7) Par. 3 projektu rozporządzenia - dodanie definicji
Zdaniem Konfederacji Lewiatan w par. 3 projektu rozporządzenia należałoby dodać definicję informatycznego nośnika danych, która uwzględniałaby element „przesyłania". Z uwagi na literalne brzmienie przepisu, co do dopuszczalności powyższego, istnieją obecnie rozbieżności interpretacyjne.
Mając powyższe na względzie proponujemy dodanie definicji w następującym brzmieniu:
„2) informatycznym nośniku danych - oznacza to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania, odczytywania i przesyłania danych w postaci cyfrowej;"
8) Par. 3 pkt 5 projektu rozporządzenia - doprecyzowanie zapisu stosownie do standardów bezpieczeństwa danych
Mając na względzie standardy bezpieczeństwa danych, Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę brzmienia projektowanego przepisu na następujące:
„5) integralności dokumentu - oznacza to właściwość polegającą na braku możliwości zniekształcenia, uszkodzenia lub zmiany dokumentu podczas odczytu, zapisu lub magazynowania, od chwili jego utworzenia;"
9) Par. 6 ust. 2 i 5 projektu rozporządzenia
Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę wskazanych przepisów projektu rozporządzenia poprzez nadanie im następującego brzmienia:
„§ 6. 2. Jeżeli okres trwałości zapisu na informatycznym nośniku danych określony przez producenta tego nośnika jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, to utrwalone na nośniku dokumenty należy przenieść na inny informatyczny nośnik danych przed upływem gwarantowanego przez producenta okresu trwałości zapisu. Informatyczny nośnik danych, z którego przeniesiono zapis, podlega fizycznemu i nieodwracalnemu zniszczeniu."
„§ 6. 5. Każdy informatyczny nośnik danych użyty do przechowywania dokumentów powinien mieć swój identyfikator umożliwiający jego identyfikowanie w sposób jednoznaczny i trwały."
10) Par. 7 ust. 1 pkt. 1 i 2 projektu rozporządzenia - doprecyzowanie zapisu stosownie do standardów bezpieczeństwa danych:
Mając na względzie standardy bezpieczeństwa danych, Konfederacja Lewiatan proponuje zmianę brzmienia projektowanego przepisu na następujące:
„§ 7. 1. Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli, w całym okresie jego istnienia, spełnione są łącznie następujące warunki:
1) zapewniona jest jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych w określonym miejscu i czasie;
2) jest chroniony przed nieuprawnionym zniszczeniem;
3) zastosowane są aktualnie dostępne metody i środki ochrony integralności dokumentu."
